Pelaku UKM Sedang mengoperasikan AI Sebagai Admin

Mengapa Chat Sangat Penting Bagi Customer di Indonesia.

Bangsa Indonesia adalah bangsa yang mempunyai sifat "hangat". Tidak heran kalau bangsa kita sering dijuluki salah satu bangsa paling ramah sedunia oleh orang dari berbagai negara. Sifat hangat ini diwujudkan dengan karakteristik "suka ngobrol" yang terjadi di mana-mana. Termasuk dalam intensitas penggunaan Chat seperti Whatsapp yang sangat tinggi di Indonesia.

Sifat suka ngobrol ini juga terlihat di pembelian online, dimana peran customer service menjadi sangat penting terutama pada penggunaan chat. Pembeli Indonesia umumnya mempunyai kecenderungan membeli jauh lebih tinggi jika chat dilayani dengan baik dibandingkan dengan hanya melihat info produk saja.

Jawaban seperti di atas bisa dilakukan dengan mudah ditengah kesibukan sehari-hari dengan menggunakan AI. Jika tadinya kita "asal jawab saja", maka dengan AI bahasanya menjadi lebih ramah, dan membuat calon pelanggan yang membaca chatnya merasa lebih dihormati.

Prompt atau perintah berikut bisa digunakan sebagai penyaring/filter agar jawaban lebih ramah :

Sahabat AI, jangan sia-siakan kesempatan untuk memperdalam pengetahuan tentang implementasi kecerdasan buatan dalam bisnis Anda dengan bergabung bersama ribuan pengusaha UKM lainnya di Komunitas AI dalam WhatsApp Group "Belajar AI Bersama Adez Aulia" - silakan klik tombol di bawah untuk akses langsung ke diskusi dan tips eksklusif yang akan mengubah cara Anda menjalankan bisnis

Pelanggan di Indonesia sangat mengandalkan chat sebelum mengambil keputusan membeli

5 Langkah Penerapan AI Sebagai Admin Customer

Nah ini dia yang sudah saya janjikan di awal. Berdasarkan pengalaman mendampingi berbagai UKM, strategi paling efektif adalah mulai dari Admin sederhana untuk WhatsApp Business. Kenapa? Karena sebagian besar pelanggan UKM di Indonesia memang menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi.

1. Buatkan FAQ terlebih dahulu
   80 - 90% pertanyaan dari pelanggan adalah pertanyaan yang sama dan berulang seperti : Apakah stock masih ada? Berapa harganya? Apakah ada variasi warna (misalnya hitam/putih/merah, dll). Bisa dikirim dengan Gojek atau Grab? Di mana lokasinya? dll

2. Berikan contoh komunikasi sesuai gaya bicara kita atau usaha kita.
   Sehingga AI memberikan jawaban yang konsisten dengan kepribadian yang juga konsisten.

3. Memulai dengan manual.
   Semua cukup dimulai dengan manual dulu. Misalnya menjawab pertanyaan untuk Whatsapp.

4. Kumpulkan library tanya jawab.
   Dengan semakin banyak library tanya jawab kita, maka kita mulai membentuk knowledge based sistem yang nantinya bisa dikembangkan. Nantinya dokumen tanya jawab bisa dibentuk secara masif dan dan lengkap, tidak ada lagi pertanyaan yang luput karena tidak ada jawabannya.

5. Lakukan otomatisasi
   Jika library sudah terkumpul maka kita mulai bisa menggunakan AI yang berbasis knowledge based, sistem bisa diotomatisasi dengan menggunakan layanan berbayar. mulai dari kecil lalu perbesar skalanya sesuai dengan pertumbuhan penjualan dan permodalan kita.
   

Pelaku UKM Merasa Sangat Terbantu Oleh AI

Harganya berapa? Padahal jelas-jelas sudah dicantumkan.
Apakah stock masih ada? Padahal stock sudah jelas ditulis masih ada berapa.
Apakah bisa diantarkan video Gojek atau Grab hari ini juga? Padahal jelas-jelas sudah diinfokan ada layanan instan.

Yes, memang harus diakui secara umum bahwa bangsa kita tidak suka membaca, namun ada hal yang jauh lebih penting daripada fakta statistik ini. Yaitu memang konsumen kita lebih senang dilayani dengan cara ngobrol dahulu. Ini mirip sekali seperti kita berbelanja di pasar dimana kita akan bertanya-tanya dulu, dan kalau perlu menawar terlebih dahulu. Ngobrol adalah bagian dari budaya kita.

Ini berbeda dengan orang-orang di negara maju yang punya sifat lebih "dingin". Orang di Amerika, Eropa atau Jepang cukup melihat website atau check amazon.com dan membaca semua fakta-fakta yang tertera seperti merek/brand, harga, stock dan deksripsi. Setelah mereka membaca semua info, mereka langsung memesan tanpa perlu bertanya dulu. Bagi mereka efisiensi adalah segalanya, tidak perlu tanya-tanya lagi karena semua informasi sudah jelas. Bertanya itu buang-buang waktu.

Itulah sebabnya website di Amerika atau negara maju lainnya jarang mempunyai fasilitas chat. Sementara di Indonesia, e-commerce seperti Tokopedia, Shopee, Lazada, dll sangat mengandalkan Chat. Demikian juga dengan UKM yang sangat mengandalkan chat di Whatsapp.

Bukan hanya pembelian online, layanan seperti di Rumah Sakit, klinik, bahkan hingga restoran juga mengandalkan chat, karena peran Chat sangat penting bagi penjualan. Bahkan antaran online seperti Gojek dan Grab pun sangat mengandalkan chat antara pengguna dan driver.

Dari hasil percakapan saya dengan para driver online, saya menemukan fakta ini: jika pelanggan memesan dan chat tidak dijawab driver, bisa jadi akan di cancel. Demikian juga dengan driver, mereka menguji apakah calon pelanggan serius dengan bertanya di chat, seperti "Apakah lokasi sesuai dengan peta?, atau apakah pesanan sesuai dengan app?" Jika tidak dijawab, driver seringkali membatalkan pesanan karena merasa calon pengguna tidak serius.

Penggunaan Chat memang penting, namun tentu beban bisnis kecil dan pemula seperti UKM juga bertambah besar, karena artinya layanan chat terjadi dengan deras dengan volume sangat tinggi. Bagi pemilik usaha baru, maka waktu bisa dihabiskan sebagian besar hanya untuk menjawab pertanyaan Chat saja. Di sinilah peran AI untuk memperingan pekerjaan menjadi sangat tinggi.

Pelanggan : Halo, apakah ini dengan Ina Handicraft? Boleh tanya? berapa ya harga Tas Pouch Kecilnya?
CS : 30 ribu
Pelanggan : Apakah kalau saya pesan sekarang. Bisa dikirim via gojek?
CS : Bisa

Jawaban di atas memang tidak salah. Kalau ditanya, ya kita jawab, itulah yang biasanya terpikirkan oleh UKM atau admin CS. Namun jawaban di atas terasa dingin, kurang ramah dan to the point. Jawaban bisa dibuat lebih ramah sesuai contoh dibawah ini.

Pelanggan : Halo, apakah ini dengan Ina Handicraft? Boleh tanya? berapa ya harga Tas Pouch Kecilnya?
CS : Halo kakak, benar di sini Ina Handicraft. Untuk Tas Pouch Kecilnya harganya Rp 30 ribu. Silakan dipesan ya. Ada lagi yang bisa saya bantu?
Pelanggan : Apakah kalau saya pesan sekarang. Bisa dikirim via gojek?
CS : Hai Kak, terimakasih ya untuk pertanyaannya. Tentu bisa, kalau dikirim sekarang, kami bisa kirimkan via gojek. Tolong agar pemesanan dan pembayaran bisa dilakukan paling lambat jam 14:00 ya. Karena untuk pengiriman instan paling lambat dilakukan jam 14:00 ya. Setelah lewat jam itu maka akan dikirimkan esok hari.

Pertanyaan asli : Copy paste pertanyaan dari pelanggan disini.
Jawaban saya adalah : XXX

Jawaban saya terlalu pendek, dan terlalu "to the point". karena itu tolong bantu agar buat jawaban saya menjadi lebih sopan dan profesional. Dengan mengulangi pertanyaan terlebih dahulu secara singkat lalu memberikan jawabannya. Pada bagian akhir diberikan "Call to Action untuk membeli" seperti : "Silakan dipesan ya Kak!" atau variasi lain yang sejenis.

Dengan menggunakan prompt di atas, maka jawaban menjadi lebih ramah dan profesional. Dan semua bisa dilakukan dengan cepat. Lebih baiknya adalah jika pada laptop atau smartphone kita sudah dibuatkan auto completion atau shortcut yang membuat prompt bisa ditulis dengan cepat hanya dengan menuliskan shortcut saja, misalnya dengan shortcut "CS" maka keseluruhan prompt akan ditulis semua dengan full dalam waktu kurang dari 1 detik saja.